Dla organizatorów

Przeczytaj zanim podasz w szkole ostateczny koszt studniówki...

 

 

Na udaną zabawę wpływa bardzo wiele czynników, które, w gruncie rzeczy, można podzielić na dwie kategorie, pierwszą - nieprzewidywalną (zachowanie ludzi, aura pogodowa, pora roku czy biometr) i drugą - do przewidzenia (miejsce, czas, oprawa). O ile na pierwszą z nich nie można nic poradzić, drugą można starannie i „z głową” zaplanować. Co warto wiedzieć organizując Bal Studniówkowy, czego szukać, jak wybierać? 
Istnieje wiele teorii dotyczących tego, czy zabawa się udała dzięki znakomitej muzyce, świetnemu jedzeniu czy dzięki miejscu, w którym się ona odbywała. Nie będziemy umniejszać żadnej z ról wymienionych powyżej, zajmiemy się za to dokładnym prześledzeniem i przeanalizowaniem tego, na co powinni Państwo zwrócić uwagę organizując studniówkę.

Jeszcze jedno bardzo ważne o czy powinni Państwo wiedzieć.
Przed podaniem ostatecznej kwoty, jaką ma zapłacić uczestnik balu dokładnie należy obliczyć i uwzględnić wszystkie koszty związane z organizacją balu. 
Ważne jest by spotkać się najpierw z usługodawcami jak: dj, foto, video, 
doliczyć zaproszenia, kwiaty, transport i wszelkie inne koszty a potem podać ostateczną kwotę w szkole. Jeśli tego Państwo nie zrobicie w takiej kolejności może to graniczyć z cudem dozbieranie choćby najmniejszej dodatkowej kwoty. A wtedy dopłaca się z własnej kieszeni!!!

A więc do sedna:

1. Gdzie?

Zazwyczaj zaczynamy od znalezienia odpowiedniego miejsca, w którym odbędzie się Bal.
Zanim podpiszą Państwo umowę z lokalem, proszę zwrócić uwagę na kilka następujących rzeczy: lokalizację, dojazd, menu, wielkość sali przeznaczonej do zabawy. To ostatnie, z pozoru oczywiste, może przysporzyć później problemów. Proszę pamiętać, że restaurator martwi się głównie o to, gdzie usadzić gości, często zapominając o wystarczającej przestrzeni dla bawiących się. A młodzież w ten wieczór będzie się głównie i przede wszystkim bawić. 
Czasy, w których studniówki odbywały się w salach gimnastycznych już minęły i dobrze wiedzą o tym restauratorzy, hotelarze oraz firmy cateringowe. Prześcigają się oni w ofertach wynajmu lokalu wykorzystując wiele dodatkowych możliwości, typu: wliczona obsługa muzyczna, fotograficzna, video. Nie zawsze jednak owe usługi dodatkowe posiadają odpowiednią jakość. Rezygnując z opcji dodatkowych warto pamiętać, że jest to dobry pretekst do zmiany warunków zawartych w umowie, wszakże konkurencja na rynku jest ogromna. Poza tym, może ową dodatkową usługę załatwić u fachowców? Nie wiemy przecież czy oferowany nam np. fotograf nie jest znajomym właściciela hotelu czy też faktycznie wybitnym i doświadczonym specjalistą. Warto szukać dodatkowych informacji i potwierdzenia w referencjach. Dobrze też jest zasięgnąć opinii organizatorów studniówek z lat ubiegłych.

2. Kiedy?

Drugą decyzją podejmowaną w tym samym czasie, co wybór lokalizacji jest termin Balu. Tu warto wziąć pod uwagę zdanie wychowawców, gdyż przygotowania do studniówki, które mogą trwać nawet kilka dni, skutecznie rozpraszają i nie są sprzyjające nauce.
Najczęściej wybierane są dni weekendowe: piątek i sobota. Dlatego właśnie, jeśli Państwu zależy na tym, by zabawa odbyła się w danym terminie, trzeba odpowiednio wcześniej zacząć załatwiać wszystkie formalności. Zdarza się, że i rok wcześniej podpisywane są umowy z lokalami, fotografami itd.! Równie często okazuje się, że za późno zaczynamy załatwiać wszystkie sprawy i nie ma już dostępnych ciekawych terminów lub zaczęły się już ferie zimowe. W dni powszednie lokale zazwyczaj naliczają mniejsze stawki za wynajem i obsługę, za to niewygodne jest to dla wychowawców i dyrekcji, którzy często zgłaszają sprzeciw takiemu rozwiązaniu. Wyłącza to bowiem ucznia z prac przygotowujących do matury nawet na kilka dni!

3. Oprawa muzyczna 

Przy tej części zapewne nasuwa się Państwu pytanie: zespół czy discjockey (DJ)? Zespołów muzycznych jest na rynku bardzo dużo. Większość z nich to jednak ludzie, którzy mieli własne studniówki 30 lat temu i niekoniecznie wiedzą, czego młodzież słucha w chwili obecnej. Takie zespoły może znakomicie sprawdzają się na weselach ale nie na Balu Studniówkowym! Zespołów muzycznych, które są w miarę młode, prezentują w miarę współczesny repertuar oraz dobry poziom jest niewiele… ale istnieją i mogą poprowadzić znakomicie studniówkę. Bo nie tylko o muzykę chodzi, ale i o to, by odpowiednio, z powagą i umiejętnościami wziąć mikrofon do ręki i wiedzieć co i w jaki sposób mówić.
Wynajęcie zespołu bywa jednak czasem trzykrotnie droższe niż wynajęcie discjockeya (DJ). Dodatkowym atutem świadczącym na rzecz discjockeya (DJ) jest też to, że w swych zbiorach posiada o wiele większy repertuar niż zespół muzyczny. Jak grzyby po deszczu powstają firmy, które oferują obsługę muzyczną i konferansjerkę. Często są to firmy jednoosobowe, które nie mają żadnego doświadczenia w tego typu imprezach. Być może są świetnymi discjockeyami (DJ) w dyskotekach, ale tak jak nie można z Balu Studniówkowego zrobić wesela, tak też nie można zrobić dyskoteki! Wybierając osobę prowadzącą, grającą muzykę z płyt trzeba sprawdzić jakie ma doświadczenie w tego typu imprezach. Wybierając firmę proszę zwrócić również uwagę na referencje. Warto też umówić się z taką firmą/osobą na prezentację, dzięki której dowiemy się czego możemy się spodziewać, oraz łatwo porównamy z innymi ofertami.
Na koniec, ważne jest by wybrana firma dysponowała dobrym sprzętem nagłośnieniowym, adekwatnym do kubatury lokalu oraz ilości gości.

4. Oprawa świetlna

Chciałbym zwrócić Państwa uwagę na coś, co powinno być integralną częścią oprawy muzycznej ale czasami niestety nie jest.
Oprawa świetlna przeszła w ostatnich czasach sporą metamorfozę. Niektóre firmy idą z duchem czasu i zaopatrują się w coraz nowszy i bardziej efektowny sprzęt – inteligentne lampy, lasery, oświetlenie architektoniczne. Skutek - o wiele ciekawsze zdjęcia-pamiątki z tego wyjątkowego wieczoru, znacznie barwniejszy film, piękniejsze wspomnienia.
Oświetlenie nadaje niezwykły charakter miejscu. Odpowiednio dobrane światło może sprawić, że zwykła sala bankietowa w przeciętnym hotelu stanie się salą balową jak z bajki! Posiadanie odpowiedniego sprzętu to jednak tylko połowa sukcesu. Przede wszystkim trzeba umieć z niego odpowiednio korzystać, wiedzieć „gdzie, co, kiedy i jak”. Wiedza o tym jest strzeżona niczym przepisy szefa kuchni. Niewiele jest firm, które odpowiednio przygotują dla Państwa scenerię, wiele natomiast takich co mogą ją zepsuć, dlatego, organizując Bal, warto zwrócić uwagę i na tę dziedzinę.

5. Film

Czas na temat, który jest łatwy z pozoru, trudny w rzeczywistości, ponieważ dzisiaj prawie każdy ma dostęp do małych kamer cyfrowych. Piszę o tym w ten sposób, dlatego, że jeśli coś jest ogólnodostępne, to od razu pojawia milion specjalistów w danej dziedzinie, nie do końca jednak dobrze znających się na rzeczy.
Bo czym jest kompozycja, oś filmu, kadr, plan, temperatura koloru, przesłona i balans bieli? Przeciętny posiadacz kamery wie tylko jak włączyć i wyłączyć urządzenie. Specjaliści w tej dziedzinie są nazywani artystami, gdyż tworzą dzieło – obraz – niepowtarzalny jak odcisk palca. W domu natomiast tworzymy pamiątki, które są magiczne dla nas samych, dlatego przy organizacji wielu poważnych imprez, jakimi są również Bale Studniówkowe, zatrudnia się profesjonalną ekipę filmową. Podnosi to rangę wydarzenia i powoduje, że pamiątki są piękniejsze.
Profesjonalnie działających firm na rynku jest kilka. Prześcigają się w pomysłach, które uatrakcyjnią film od strony wizualnej i dźwiękowej ale jak wybrać tę odpowiednią? 
Po pierwsze i przede wszystkim umówić się z firmą na spotkanie, obejrzeć fragmenty już zrobionych filmów oraz poprosić o referencje oraz poświadczenia umiejętności.
Po drugie, trzeba zwrócić uwagę jakie rozwiązania techniczne widzi firma w stosunku do miejsca oraz ilości osób zaproszonych na Bal. Logicznym się wydaje fakt, że przy większej ilości gości potrzebna może być więcej niż jedna kamera. Jednak rozwiązania bywają zaskakujące, gdyż czasem obecność dwóch kamer wcale nie gwarantuje obecności dwóch kamerzystów!

6. Fotografia

Nieprzypadkowo piszę o fotografii dopiero w tym punkcie, dopiero za informacjami o filmie. Ta sztuka bowiem, w kontekście Balu Studniówkowego, w ostatnich czasach została zepchnięta na dalszy plan. W dalszym ciągu jest jednak ceniona, i to nie przez to, że dzięki technologii cyfrowej zdjęć można zrobić więcej, tylko dlatego, że w dalszym ciągu działa, choć mniejsza, magia zdjęć na papierze! Któż z Państwa nie wraca do zdjęć z przeszłości, z dzieciństwa? Fakt, że można takie zdjęcie wziąć i dotknąć jest magiczny i powoduje wzmocnienie uczuć związanych ze wspomnieniami.
W dzisiejszych czasach, każdy ma mały, choćby mały, aparat fotograficzny. I nieważne, czy jest on kieszonkowy czy w telefonie, ważne, że pozwala utrwalić chwile. Jest podobnie jak w przypadku kamer – popularyzacja sprzętu jest tak ogromna, że każdy, przy odrobinie szczęścia może się nazwać artystą-fotografem – oczywiście na wyrost. Na rynku roi się aż ogłoszeń oferujących tanie zdjęcia. Czy są one robione przez zawodowych fotografów? Czy posiadają oni dokumenty potwierdzające zawód? Od kogo się uczyli? Czy fotografia jest ich pasją, czy tylko formą zabicia czasu? Czy do zrobienia fotoreportażu z Balu Studniówkowego zatrudnimy konkretną firmę, czy osobę z ogłoszenia? Tu w grę wchodzi talent! Bo uchwycić chwilę nie jest trudno, za to uchwycić odpowiednią chwilę to sztuka… i niezapomniana pamiątka na lata.

7. Ubezpieczenie

Ta kwestia nie jest oczywiście obowiązkowa, lecz gorąco przeze mnie polecana. Wypadki zdarzają się wszędzie – rozbita szyba, złamane krzesło, dziura w drzwiach, zniszczona lampa. Mimo, że brzmi to drastycznie – zdarza się notorycznie. Może akurat nie drzwi i akurat nie krzesło ale tego co naprawdę może się stać, nie przewidzi nikt. Każdy oczywiście będzie twierdził, że to nie jego wina, że nie zauważył, że nie wiedział. Biorąc sobie do serca twierdzenie, że lepiej dmuchać na zimne, warto jest zebrać po kilka złotych więcej od każdego uczestnika, by uniknąć nieprzyjemności związanych z nieprzewidzianymi incydentami. W przypadku, kiedy nie wykupimy takiego zabezpieczenia, może nam zostać tylko powiedzenie: gdybyśmy wiedzieli, że się przewrócimy, to byśmy się położyli… i będzie klops. Kontakt do agencji ubezpieczeniowej, ubezpieczającej studniówki w zakładce INNE USŁUGI.

8. Ochrona

Podobnie jak kwestia ubezpieczenia imprezy – bardzo polecany przeze mnie element. Tutaj w grę wchodzi już zabezpieczenie Balu Studniówkowego przed, między innymi, wtargnięciami osób niepowołanych. Sam widok pracownika firmy ochroniarskiej, ubranego w garnitur działa na wyobraźnie tych wszystkich, którzy mogliby mieć niejasne intencje. Kwestie sporne pojawiają się wszędzie a Studniówka wcale nie jest wyjątkiem. Osoba z odpowiednimi uprawnieniami będzie fantastycznym wsparciem dla organizujących Bal rodziców. Podobnie jak w przypadku ubezpieczenia – koszt nie musi być wcale wysoki a spokój uzyskany w ten sposób – bezcenny.

9. ZAiKS

Czym jest Zaiks? Zacznijmy może od rozszyfrowania owego skrótu: Związek Autorów i Kompozytorów Scenicznych. Jest to organizacja zrzeszająca twórców muzyki, do której zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, odprowadzane są kwoty za publiczne odtwarzanie muzyki. Organizator każdej imprezy, na której odtwarzana jest muzyka, ma obowiązek uiszczenia opłaty zgodnie z obowiązującym taryfikatorem. Tabele opłat znajdują się w internecie oraz w terenowych siedzibach Zaiks.
Wpłat nie trzeba dokonywać bezpośrednio. Może to za nas zrobić firma obsługująca muzycznie Bal Studniówkowy lub lokal, w którym odbędzie się zabawa. Trzeba pamiętać, że czym innym jest pozwolenie na odtwarzanie muzyki w lokalu a czym innym odtwarzanie muzyki na imprezie zamkniętej. Na wysokość kwoty składać się też będzie czas trwania Balu oraz ilość uczestników.
Warto poczytać i dowiedzieć się więcej na ten temat, gdyż brak takowej opłaty może spowodować zakończenie imprezy przed czasem oraz dość wysoki mandat dla organizatora. Chciałbym podkreślić, że organizatorem nie jest lokal ani firma obsługująca muzycznie Bal Studniówkowy, tylko osoby zlecające – zazwyczaj rada rodziców. Kontakt do ZAiKS w zakładce INNE USŁUGI.

10. Transport

Mimo, że już delikatnie nawiązałem do tego tematu w punkcie pierwszym, to uznałem, że jednak jest to na tyle ważna kwestia, że należy ją opisać w osobnym punkcie.
Większość gości dotrze na zabawę samochodami kierowanymi przez rodziców, część zamówi taksówki a tylko garstka poruszać się będzie z pomocą komunikacji miejskiej. O ile na rozpoczęcie Balu dotrzeć będzie można stosunkowo łatwo, o tyle powrót może być trochę bardziej skomplikowany. Z pomocą przychodzą nam firmy transportowe oferujące minibusy, mniejsze i większe autokary oraz Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji. Wyboru dokonają Państwo sami, ja natomiast polecam miejskiego przewoźnika z jednego w sumie względu: jako jedyny posiada tabor, który umożliwia transport wielu osób w pozycji stojącej! Zapytają Państwo, jakie to ma znaczenie? Otóż ma i to wbrew pozorom ogromne – dla wszystkich Pań starających się by ich kreacja nie została pomięta, przygnieciona, jednym słowem: zniszczona. Znaczenia jeszcze większego ten fakt nabierze, gdy uświadomimy sobie, że wybraliśmy lokal w innej miejscowości. Zakładając, że potrzebny będzie transport w obie strony, warto dokładnie przeanalizować ofertę kilku przewoźników by wybrać tego odpowiedniego. Pamiętajmy, że mając wątpliwości, co do stanu technicznego pojazdów, można poprosić o kontrolę Policję.

11. Zaproszenia

W zależności od posiadanego budżetu można zamówić zaproszenia drukowane specjalnie na konkretną studniówkę, lub takie gdzie wpisuje się wszystkie dane lokalizacyjne odbywającego się balu. Czasami zaproszenia są z PERSONALIZACJĄ co oznacza drukowanie pojedynczych kart z nazwiskiem zapraszanej osoby. Wszystkie te zaproszenia można zamówić przez internet, drukarniach, lub młodzież może wymyślić coś oryginalnego sama. Najczęściej zaproszenie otrzymuje każda zapraszana osoba, czasami sami nauczyciele.
Ważne by zaproszenia podbić pieczątka szkoły, lub komitetu organizacyjnego w celu uniknięcia podrabiania zaproszeń.

12. Kwiaty

 W okresie zimowym kwiaty mogą stanowić spory wydatek dla organizatorów. Warto sprawdzić ceny na giełdach hurtowych a nie iść do najbliższej kwiaciarni. Najczęściej przygotowuje się okazałą wiązankę/bukiet dla dyrekcji i skromniejsze dla wychowawców klas maturalnych. Czasami pozostałych nauczycieli obdarowuje się pojedynczą  czerwoną różą o długości 60-100cm. Zdarza się też ze po takiej jednej róży dostaje każda dziewczyna tańcząca POLONEZA. Kontakt do jednego z dostawców w zakładce INNE USŁUGI.

 

13. Dekoracje

Najczęściej odpowiedzialny jest za to lokal w którym odbywa się bal., ale warto zapoznać się jakiego rodzaju jest to dekoracja i czy pasuje do rodzaju, profilu szkoły. Jeśli bal jest organizowany na sali gimnastycznej w szkole to wtedy cala odpowiedzialność i pomysł spoczywa na młodzieży maturalnej i organizatorach. Powodzeniem cieszą się bale tematyczne jak: Wenecki, karnawałowy, zimowy czy inne. Warto wtedy zadbać o większą ilość kolorowego oświetlenia dekoracyjnego.

14. Alkohol dla zaproszonych nauczycieli

Jest to bardzo delikatna kwestia, która należy uzgodnić w niewielkim gronie po konsultacji z dyrekcją szkoły. Czasami jest zaplanowane wino białe i czerwone do kolacji jako jedyny alkohol. Wszystko zależy od panujących zwyczajów w szkole….i nie warto ich zmieniać!

Oddzielna kwestia to szampan na powitanie i oficjalny zakaz, lub przyzwolenie na alkohol dla pozostałych uczestników balu. Po latach obserwacji zauważyliśmy że zakazywanie wnoszenia alkoholu powoduje odwrotny niż zamierzony efekt. Młodzież nadużywa alkoholu przed wejściem na salę a po wejściu do ciepłego pomieszczenia czasami nie doczekają nawet zatańczenia POLONEZA. Przyzwolenie na niewielkie ilości powoduje powolne wchłanianie się alkoholu i kontrolowana zabawę do rana.

 

15. Nieprzewidziane dodatkowe wydatki.
Warto odłożyć jakaś kwotę na niespodziewane wydatki podczas samego balu. Może to być taksówka dla nauczycieli, czy „zmęczonych” uczniów, dodatkowe kwiaty, owoce, napoje.

 

16. Regulamin imprezy studniówkowej.

Kupując bilet przykładowo na koncert, automatycznie akceptujemy Regulamin Imprezy podany do wiadomości przez organizatora. Tak samo można zrobić na studniówce. Dzięki takiemu rozwiązaniu, po konsultacji punktów regulaminu z Dyrekcją szkoły, można ustalić, co wolno uczestniką balu, a czego nie na takiej imprezie. W razie konfliktu w dniu balu, czy kwestii spornych jest się do czego odwołać. Regulamin taki powinien być umieszczony w szkole, lub na profilu wydarzenia na FB od samego początku zbierania wpłat, by każdy kto wpłaca był świadomy punktów regulaminu studniówki, który akceptuje idąc na bal. Dobrze też by taki regulamin, był zabrany przez organizatorów na miejsce balu i powieszony gdzieś obok stolika rodziców z podpisami Komitetu i Dyrektora szkoły. Szczerzonego............ 

Komitety, które zdecydowały się na nasze usługi, w razie zainteresowania otrzymają wzory regulaminów, scenariusze balu i wzory przemówień.